Dieses Dokumentenverzeichnis beschreibt die im Facility Management erforderlichen technischen, sicherheitsrelevanten und betrieblichen Dokumente für den sicheren Betrieb, die Prüfung und Instandhaltung von Steuerungsschränken, Steuerungstechnik und Druckluftstationen. Ziel ist es, einen rechtskonformen, sicheren und nachvollziehbaren Betrieb gemäß den Vorgaben der DGUV‑Vorschriften 3 und 4, der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), der VDE‑Normen und der EU‑Richtlinie 2014/35/EU sicherzustellen. Die DGUV‑Vorschrift 3 verlangt vom Unternehmer, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme sowie in bestimmten Zeitabständen von einer Elektrofachkraft geprüft werden und dass die Prüfintervalle so bemessen sind, dass entstehende Mängel rechtzeitig erkannt werden. DGUV‑Information 203‑071 weist darauf hin, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel nur in ordnungsgemäßem Zustand in Betrieb genommen und durch wiederkehrende Prüfungen in diesem Zustand gehalten werden dürfen. Die Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU legt europaweit die Sicherheitsanforderungen für elektrische Betriebsmittel fest; sie verfolgt sowohl das Ziel des freien Warenverkehrs als auch ein hohes Schutzniveau für Menschen, Tiere und Sachwerte und wird in Deutschland durch die 1. ProdSV umgesetzt. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber zu einer Gefährdungsbeurteilung, in der arbeitsbedingte Gefährdungen ermittelt und notwendige Schutzmaßnahmen abgeleitet werden.
Die nachfolgend beschriebenen Dokumente dienen als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden, Unfallversicherungsträgern und internen QM‑Systemen (z. B. ISO 9001, ISO 45001) im Rahmen der Betreiberverantwortung. Sie bilden die Grundlage für Instandhaltungsstrategien, Budgetplanung und Auditfähigkeit.
Dokumentation Schaltschränke mit Leistungseinheiten
Nachweis der elektrischen Sicherheit von ortsveränderlichen und ortsfesten Betriebsmitteln, einschließlich Steuerungsschränken und Kompressoren.
Relevante Regelwerke/Normen
VDE 0701/0702 (DIN EN 50678/50699), DGUV V3/V4, DGUV I 203 070/071, BetrSichV § 14
Schlüsselelemente
• Prüfdatum und Prüfer • Prüfumfang: Sichtprüfung, Messungen (z. B. Schutzleiter‑ und Isolationswiderstand), Funktionsprüfung • Messwerte und Bewertung (i. O./n. i. O.) • Unterschrift der befähigten Person / Elektrofachkraft
Verantwortlich
Befähigte Person / Elektrofachkraft nach TRBS 1203. Der Arbeitgeber muss die Qualifikation der Prüfperson ermitteln und gewährleisten.
Praxis Hinweise
Prüfintervalle durch Gefährdungsbeurteilung bestimmen; Richtwerte für ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel mindestens jährlich, für ortsfeste Anlagen mindestens alle vier Jahre. Prüfprotokolle sind im CAFM System digital zu archivieren und bei DGUV oder TÜV Prüfungen vorzulegen.
Erläuterung
Das Prüfprotokoll dient der rechtskonformen Nachweisführung über die elektrische Sicherheit. DGUV V3 schreibt vor, dass elektrische Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme sowie in bestimmten Zeitabständen durch eine Elektrofachkraft geprüft werden müssen. Die Ergebnisse und Messwerte bilden die Grundlage für die Betriebserlaubnis und die Planung wiederkehrender Prüfungen. TRBS 1203 verlangt vom Arbeitgeber, dass die zur Prüfung befähigte Person dem Stand der Technik entsprechende Prüfschritte zuverlässig durchführt. Im Facility Management werden Prüfprotokolle digital archiviert und im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung sowie der Instandhaltungsplanung regelmäßig überprüft.
Prüfaufzeichnungen – Wiederholungsprüfungen und Sicherheitsmaßnahmen
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/-typ
Aufzeichnungen zu wiederkehrenden Prüfungen (Wiederholungsprüfung nach DGUV V3/V4)
Zweck & Geltungsbereich
Dokumentation der wiederkehrenden Prüfungen von elektrischen Anlagen, Maschinensteuerungen und Kompressoren.
Relevante Regelwerke/Normen
DGUV V3/V4, BetrSichV § 14, TRBS 1201
Schlüsselelemente
• Prüfintervalle und Prüfumfang • Verwendete Prüfgeräte und Prüfkriterien • Ergebnisse und Abweichungen • Maßnahmenplan bei festgestellten Mängeln
Verantwortlich
Elektrofachkraft / Anlagenverantwortlicher
Praxis Hinweise
Pflichtdokumentation nach DGUV V3. Die DGUV Information 203 071 empfiehlt die Führung von Prüfprotokollen oder Prüfbüchern sowie Gerätenkarteien und Anlagenordnern zur Nachverfolgung. Die Festlegung der Prüffristen muss in der Gefährdungsbeurteilung dokumentiert werden; sie ist auf Grundlage der Ergebnisse wiederkehrender Prüfungen anzupassen.
Erläuterung
Wiederholungsprüfungen sichern die regelmäßige Überprüfung der Schutzmaßnahmen und gewährleisten den ordnungsgemäßen Zustand elektrischer Anlagen. DGUV‑Information 203‑071 betont, dass der Unternehmer elektrische Anlagen und Betriebsmittel nur in ordnungsgemäßem Zustand betreiben darf und hierfür wiederkehrende Prüfungen erforderlich sind. TRBS 1201 schreibt vor, dass der Betreiber auf Grundlage der sicherheitstechnischen Bewertung die Prüffristen so festlegt, dass im Zeitraum zwischen den Prüfungen ein sicherer Anlagenbetrieb gewährleistet ist. Die Aufzeichnungen dienen nicht nur dem Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden, sondern auch als Basis für Instandhaltungsstrategien und Budgetplanung.
Prüf‑ und Inspektionsbuch – Elektrische Anlagen
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/-typ
Prüf und Inspektionsbuch für elektrische Anlagen und Betriebsmittel
Zweck & Geltungsbereich
Optionales Dokument zur fortlaufenden Erfassung von Prüfungen, Inspektionen und Wartungsmaßnahmen – insbesondere bei komplexen Anlagenstrukturen.
Relevante Regelwerke/Normen
DGUV V3/V4, DGUV I 203 070/071
Schlüsselelemente
• Prüfdatum und Prüfer • Gerät/Anlage (Inventarnummer) • Prüfergebnisse und Maßnahmen • Verweise auf Prüfprotokolle
Verantwortlich
Betreiber / Facility Manager
Praxis Hinweise
DGUV V3 sieht vor, dass auf Verlangen der Berufsgenossenschaft ein Prüfbuch mit bestimmten Eintragungen zu führen ist. DGUV Information 203 071 nennt Prüfbücher, Gerätekarteien und Anlagenordner als übliche Formen der Dokumentation.
Erläuterung
Das Prüf‑ und Inspektionsbuch dient der zentralen Dokumentation der Prüfhistorie und erleichtert den Nachweis der Betreiberpflichten gemäß BetrSichV und DGUV. In Anlagen mit komplexen Strukturen (z. B. Druckluftstationen, Schaltanlagen) hilft es, Prüfungen, Inspektionen und Wartungen lückenlos zu verfolgen. DGUV V3 erlaubt der Berufsgenossenschaft, die Führung eines Prüfbuchs zu verlangen. Die DGUV‑Information 203‑071 empfiehlt die langfristige Aufbewahrung aussagefähiger Prüfdokumente, um Veränderungen des Anlagenzustands zu erkennen und Prüffristen anpassen zu können.
Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/-typ
Betriebsanleitung / Operating Instructions für elektrische Betriebsmittel
Zweck & Geltungsbereich
Information des Betreibers über sicheren Betrieb, Wartung und Instandhaltung elektrischer Anlagen und Steuerungssysteme.
Relevante Regelwerke/Normen
EU Richtlinie 2014/35/EU (Niederspannungsrichtlinie), 1. ProdSV
Schlüsselelemente
• Bestimmungsgemäße Verwendung und Einsatzgrenzen • Sicherheits‑ und Warnhinweise • Montage‑, Anschluss‑ und Wartungsanleitungen • Prüfintervalle und Ersatzteilangaben • CE‑Kennzeichnung und EU‑Konformitätserklärung
Verantwortlich
Hersteller / Inverkehrbringer
Praxis Hinweise
Die 1. ProdSV verpflichtet den Hersteller, dem elektrischen Betriebsmittel eine Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen in deutscher Sprache beizufügen. Alle Kennzeichnungen, die Betriebsanleitung und die Sicherheitsinformationen müssen klar und verständlich sein. Der Einführer darf ein Gerät nur in den Verkehr bringen, wenn die Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen in deutscher Sprache beiliegen.
Erläuterung
Gemäß der Niederspannungsrichtlinie 2014/35/EU dürfen elektrische Betriebsmittel nur dann in Verkehr gebracht werden, wenn sie dem Stand der Sicherheitstechnik entsprechen und bei ordnungsgemäßer Installation und Wartung die Sicherheit von Menschen, Tieren und Sachwerten nicht gefährden. Die Richtlinie wird in Deutschland durch die 1. ProdSV umgesetzt, die den Hersteller verpflichtet, der Ware eine Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen in deutscher Sprache beizufügen und diese klar und verständlich zu gestalten. Die Betriebsanleitung bildet die Grundlage für die Unterweisung des Betriebspersonals und dient als Nachweis im Rahmen der CE‑Konformität.
Gefährdungsbeurteilung und Prüfplan – Elektrische Anlagen
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/-typ
Gefährdungsbeurteilung und Prüfplan für elektrische Anlagen
Zweck & Geltungsbereich
Bewertung der Risiken elektrischer Anlagen und Festlegung der Prüfintervalle, Schutzmaßnahmen und Verantwortlichkeiten.
Relevante Regelwerke/Normen
BetrSichV § 3 & § 14, ArbSchG § 5–6, TRBS 1201
Schlüsselelemente
• Identifikation von Gefährdungen (elektrischer Schlag, Brand, Ausfall) • Schutzmaßnahmen und Verantwortlichkeiten • Prüfintervall‑Matrix nach Nutzungskategorie • Dokumentation von Prüfergebnissen
Verantwortlich
Betreiber / Fachkraft für Arbeitssicherheit / Elektrofachkraft
Praxis Hinweise
Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet jeden Arbeitgeber, durch eine Gefährdungsbeurteilung die arbeitsbedingten Gefährdungen zu ermitteln und notwendige Arbeitsschutzmaßnahmen festzulegen. Die Festlegung der Prüffristen muss auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung dokumentiert werden und ist regelmäßig anhand der Prüfergebnisse anzupassen. TRBS 1201 sieht vor, dass der Betreiber die Prüffristen so festlegt, dass im Zeitraum zwischen den Prüfungen ein sicherer Anlagenbetrieb gewährleistet ist.
Erläuterung
Die Gefährdungsbeurteilung ist die Grundlage für sämtliche Prüf‑ und Wartungsaktivitäten. Sie identifiziert potenzielle Risiken (z. B. elektrischer Schlag oder Brand) und definiert Schutzmaßnahmen und Prüffristen. Das Arbeitsschutzgesetz verlangt vom Arbeitgeber, arbeitsbedingte Gefährdungen systematisch zu beurteilen und die erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen abzuleiten. TRBS 1201 schreibt vor, dass Prüffristen aufgrund der sicherheitstechnischen Bewertung festgelegt und angepasst werden, damit zwischen den Prüfungen ein sicherer Betrieb gewährleistet ist. Die Gefährdungsbeurteilung dient daher als Startpunkt für elektrische Prüfungen, Wartungsintervalle und die Sicherstellung der Betreiber‑Compliance.
Dokumentations‑ und Nachweisorganisation
Feld
Inhalt
Dokumenttitel/-typ
Anlagenbuch für elektrische Anlagen
Zweck & Geltungsbereich
Systematische Erfassung der technischen, betrieblichen und prüfrelevanten Daten der elektrischen Anlage.
Relevante Regelwerke/Normen
DGUV V3/V4, DIN EN ISO 9001
Schlüsselelemente
• Anlagenbezeichnung und Standort • Hersteller, Typ, Seriennummer • Prüfintervalle und Fristenmanagement • Verknüpfung mit Prüf‑ und Wartungsberichten
Verantwortlich
Facility Manager / Betreiber
Praxis Hinweise
DGUV V3 erlaubt der Berufsgenossenschaft, die Führung eines Prüfbuchs zu verlangen. DGUV Information 203 071 nennt Prüfbücher, Gerätekarteien und Anlagenordner als übliche Formen der Dokumentation. Für eine langfristige Nachvollziehbarkeit sollten aussagefähige Prüfergebnisse aufbewahrt werden, um Änderungen des Zustands der Anlagen darzustellen und Prüffristen zu bestätigen oder anzupassen.
Erläuterung
Das Anlagenbuch ist das zentrale Verwaltungsinstrument zur Erfassung aller Prüfdaten, Stammdaten und Betriebsergebnisse. Es unterstützt die systematische Instandhaltungssteuerung, die termingerechte Planung von Prüfungen und die auditfähige Dokumentation. Die DGUV‑Information 203‑071 empfiehlt unterschiedliche Dokumentationsformen wie Prüfbücher, Gerätekarteien und Anlagenordner und weist auf die Bedeutung der langfristigen Aufbewahrung hin, um Veränderungen des Anlagenzustands und die Wirksamkeit der Prüfintervalle zu belegen. In modernen Facility‑Management‑Systemen wird das Anlagenbuch digital geführt und mit Prüf‑ und Wartungsberichten verknüpft, sodass Fristenüberwachung, Auditfähigkeit und Investitionsplanung effizient unterstützt werden.
