Ausschreibung

Ziel ist nicht allein die Behebung von Störungen. Ziel ist ein stabiler, nachvollziehbarer und wirtschaftlicher Betrieb der Gebäudeautomation über den gesamten Vertragszeitraum. Die MSR-Anlagen sollen die gebäudetechnischen Anlagen bestimmungsgemäß führen, Energieverbräuche transparent machen, Betriebszustände plausibilisieren, Nutzeranforderungen abbilden und Betreiberpflichten unterstützen.

Die Ausschreibung sollte deshalb folgende Zielgrößen benennen: Anlagenverfügbarkeit, Reaktions- und Entstörzeiten, Vermeidung von Fehlalarmen, Energie- und Betriebsoptimierung, Aktualität der Dokumentation, Datensicherheit, Wiederherstellbarkeit der Systeme, Qualität der Störungsanalyse und Transparenz der erbrachten Leistungen.

Technische Betriebsführung umfasst Bedienung, Überwachung, Parametrierung im freigegebenen Umfang, Alarmbearbeitung, Plausibilitätsprüfung, Betriebszeitenmanagement, Sollwertpflege, Trendanalysen, Störungsbewertung, Koordination mit anderen TGA-Gewerken und Unterstützung des Betreibers bei Betriebsentscheidungen.

Inspektion und Wartung umfassen planmäßige Prüfungen, Funktionskontrollen, Sichtprüfungen, Prüfung von Datenpunkten, Stichproben oder vollständige Tests definierter Funktionen, Kontrolle von Meldungen, Prüfung von Sensorik und Aktorik, Sicherung von Softwareständen, Prüfung der Kommunikationsfähigkeit und Dokumentation der Ergebnisse. Die DIN 31051 strukturiert Instandhaltung in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung; diese Begriffe sollten in der Ausschreibung sauber getrennt werden.

Instandsetzung umfasst Fehlerdiagnose, Störungsbeseitigung, Austausch defekter Komponenten, Wiederherstellung von Funktionen, Funktionsprüfung nach Eingriffen sowie Fortschreibung der Dokumentation.

Optimierung umfasst die Analyse von Betriebsdaten, Regelgüten, Laufzeiten, Schaltzeiten, Sollwerten, Alarmhäufigkeiten und Energiekennwerten. Optimierungen sind gesondert zu regeln, damit klar bleibt, was pauschal geschuldet ist und was als Zusatzleistung beauftragt wird.

Für die Ausschreibung sollten anerkannte technische Regeln und praxisübliche Arbeitskarten herangezogen werden. Die AMEV-Empfehlung „Wartung 2018“ stellt Vertragsmuster und Arbeitskarten für Wartung, Inspektion und kleinere Instandsetzungsarbeiten in öffentlichen Gebäuden bereit; für die Gebäudeautomation/MSR sind Arbeitskarten der Kostengruppe 480 verfügbar.

Für MSR-Einrichtungen und Gebäudeautomationssysteme ist außerdem VDMA 24186 Teil 4 relevant. Die aktualisierte Fassung 2024 beschreibt Leistungen für Baugruppen, Bauelemente und Funktionen von MSR-/GA-Systemen; berücksichtigt werden auch neuere Begriffe der Gebäudeautomation, Funktionsstreckenwartung und digitale Dienste beziehungsweise Cloud-Dienste.

Soweit Energieeffizienz ausdrücklich Beschaffungsziel ist, sollte die Leistungsbeschreibung Funktionen der Gebäudeautomation und des Gebäudemanagements mit Bezug auf Energieeffizienz berücksichtigen. DIN EN ISO 52120-1:2025-02 enthält hierzu eine strukturierte Liste von GA- und Gebäudemanagementfunktionen sowie Verfahren zur Festlegung von Mindestanforderungen und zur Bewertung ihres Einflusses auf Gebäude.

Vor der Ausschreibung ist eine belastbare Bestandsaufnahme erforderlich. Ohne diese entstehen unscharfe Leistungsgrenzen, Risikozuschläge und Nachträge. Die Bestandsaufnahme sollte mindestens enthalten:

Anlagenliste, Systemarchitektur, Hersteller und Versionen, Automationsstationen, Server, Clients, Bedienplätze, Datenpunktanzahl, Kommunikationsprotokolle, Feldbusse, Schnittstellen, Schaltschränke, Softwarestände, Lizenzstatus, Backupkonzept, vorhandene Dokumentation, Störhistorie, Alarmaufkommen, bekannte Mängel, kritische Anlagenbereiche und vorhandene Wartungs-/Serviceverträge.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen „Bestandsbetrieb“ und „Herstellung eines ordnungsgemäßen Anfangszustands“. Mängel, fehlende Dokumentation, nicht gepflegte Datenpunktlisten, unbekannte Passwörter, nicht vorhandene Backups oder veraltete Softwarestände sollten nicht stillschweigend in die Pauschale verlagert werden. Sie sind als Startmängel, optionale Ertüchtigungsleistungen oder gesondert zu beauftragende Initialleistungen auszuweisen.

Die Leistungsbeschreibung muss so präzise sein, dass Bieter die Leistung einheitlich verstehen und vergleichbare Angebote abgeben können. Das ist auch vergaberechtlich zentral: § 121 GWB verlangt, dass der Auftragsgegenstand in der Leistungsbeschreibung so beschrieben wird, dass die Beschreibung für alle Unternehmen im gleichen Sinne verständlich ist und Angebote miteinander verglichen werden können; § 31 VgV konkretisiert dies für öffentliche Auftraggeber.

Für MSR-/GA-Leistungen empfiehlt sich eine Kombination aus funktionaler Leistungsbeschreibung und detailliertem Leistungsverzeichnis. Funktional sollten die zu erreichenden Betriebszustände, Verfügbarkeiten und Qualitätsanforderungen beschrieben werden. Detailliert sollten wiederkehrende Wartungs-, Prüf-, Dokumentations- und Berichtspflichten beschrieben werden.

Die Ausschreibung sollte fachliche Mindestanforderungen definieren. Dazu gehören Erfahrung mit vergleichbaren GA-/MSR-Systemen, Herstellerkenntnisse, Qualifikation des eingesetzten Personals, Fähigkeit zur Diagnose von Regelungsproblemen, Kenntnisse der angebundenen TGA-Gewerke, Umgang mit Netzwerken und Schnittstellen, IT-/Cyber-Sicherheitsverständnis, Verfügbarkeit qualifizierter Servicetechniker und eine geordnete Vertretungsregelung.

Bei komplexen Liegenschaften sollte der Auftragnehmer nicht nur „MSR-Techniker“ stellen, sondern ein Team mit Rollen: Objektverantwortlicher, Systemtechniker, Servicetechniker, Spezialist für GLT/Server/Software, Koordinator für Schnittstellen und Ansprechpartner für Berichtswesen.

Reaktionszeit, Wiederherstellungszeit, Prioritätsklassen, Erreichbarkeit, Rufbereitschaft, Fernzugriff, Vor-Ort-Einsatz, Eskalationswege, Meldepflichten, Dokumentation jeder Störung, Ursachenanalyse, Abgrenzung zwischen Bedienfehler, Anlagenfehler, Kommunikationsfehler, Softwarefehler und Fremdgewerkefehler.

Prioritäten sollten nach Betriebsrelevanz definiert werden. Ein Ausfall der Regelung in einem Rechenzentrum, Labor, OP-Bereich oder Produktionsbereich ist anders zu behandeln als eine Komfortabweichung in einem Nebenraum.

Die Dokumentation ist bei MSR-/GA-Leistungen ein Kernbestandteil der Leistung. Zu fordern sind insbesondere fortgeschriebene Datenpunktlisten, Funktionsbeschreibungen, Regelschemata, Anlagenbilder, Parameterlisten, Alarm- und Meldelisten, Netzwerk- und Schnittstellendokumentation, Software- und Versionsstände, Backupnachweise, Änderungsprotokolle, Wartungsberichte, Prüfprotokolle und Störungsberichte.

Die Datenhoheit muss ausdrücklich beim Auftraggeber liegen. Der Auftragnehmer sollte verpflichtet werden, Passwörter, Lizenzinformationen, Softwarestände, Backups, Projektdateien und Dokumentationsstände geordnet zu übergeben. Änderungen an Programmen, Parametern, Zeitprogrammen, Grenzwerten und Alarmen sollten nur nach Freigabe- und Änderungsprozess erfolgen.

Das Vergütungsmodell sollte zwischen Grundleistungen und Zusatzleistungen unterscheiden. Grundleistungen können pauschal vergütet werden, etwa regelmäßige Wartung, Inspektion, Berichtswesen, definierte Fernüberwachung, Teilnahme an Regelterminen und Störungsannahme. Zusatzleistungen können nach Einheitspreisen, Stundensätzen oder Einzelabruf vergütet werden, etwa größere Instandsetzungen, Erweiterungen, Programmänderungen, neue Datenpunkte, neue Visualisierungen, Sonderanalysen oder Modernisierungsmaßnahmen.

Sinnvoll ist ein Preisblatt mit Pauschalpreis, Stundensätzen nach Qualifikationsgruppen, Zuschlägen für Nacht-/Wochenendleistungen, Ersatzteilaufschlägen, Fahrtkostenregelung, Bereitschaftskosten und optionalen Leistungsbausteinen. Dadurch werden Angebote vergleichbarer und spätere Nachträge besser steuerbar.

Betriebskonzept, Störungsmanagement, Qualifikation und Erfahrung des Teams, Methodik der Bestandsübernahme, Konzept für Dokumentationspflege, IT-/Sicherheitskonzept, Qualität des Berichtswesens, Energieoptimierungskompetenz, Verfügbarkeit von Ersatzteilen und Herstellersupport, Reaktionszeiten sowie Referenzen vergleichbarer Objekte.

Schwache Ausschreibungen führen häufig zu unklaren Leistungsgrenzen, fehlender Betreibertransparenz, nicht vergleichbaren Angeboten, pauschalen Risikozuschlägen, Streit über Zusatzleistungen, unzureichender Dokumentation und Abhängigkeit von einzelnen Herstellern oder Dienstleistern. Besonders kritisch sind fehlende Datenpunktlisten, unvollständige Funktionsbeschreibungen, nicht definierte Alarmprioritäten, unklare Fernzugriffsregelungen und nicht geregelte Software-/Backup-Verantwortung.